Kunden und Kontakt

Fragebögen und Anfragen

Den Aufnahmefragebogen einrichten, verteilen und die eingehenden Anfragen bearbeiten.

Die meisten Beratungen fangen mit einem Fragebogen an. Die Halterin füllt ihn aus, und daraus entsteht in einem Schritt alles, was Du für den Start brauchst: die Person, das Tier mit seinen Stammdaten, die aktuelle Fütterung als Ration und eine Anfrage in Deiner Liste Ernährungs-Anfragen.

Der Fragebogen ist in den Paketen Standard und All inclusive enthalten. Im Paket Basic kannst Du ihn als Modul dazubuchen. Mehr dazu unter Abo und Zahlungen.

Deine Fragebögen im Überblick

Du findest sie in den Praxis-Einstellungen (Zahnrad neben dem Praxisnamen oben links) unter Formulare & Aufnahme → Fragebogen. Die Seite ist für Inhaber und Administratoren da.

Die Fragebögen der Praxis

Die Liste zeigt je Fragebogen:

Spalte	Was sie sagt
Titel	Der Name. Ein Badge System kennzeichnet unsere mitgelieferten Vorlagen.
Typ	Tier-Erstaufnahme, Kunden-Registrierung, Allgemein oder Benutzerdefiniert.
Verwendung	Wo der Fragebogen gerade erscheint, zum Beispiel „Kundenportal: Neues Tier“, „Beratungsanfrage“, „Praxis-Seite, ohne Login“ oder „Nur über einen geteilten Link“.
Status	Aktiv heißt: Er darf ausgefüllt werden. Inaktiv heißt: Er ist archiviert, und bereits verschickte Links funktionieren nicht mehr.

Über die Filter Alle, Praxis und System blendest Du die eigenen oder die mitgelieferten Fragebögen aus. Das Menü am Zeilenende (drei Punkte) bietet Bearbeiten, Link teilen, Duplizieren, Anfragen ansehen und Löschen.

Systemvorlagen kannst Du nicht direkt ändern. Wähle Duplizieren: Die Kopie gehört Deiner Praxis und lässt sich frei anpassen.

Festlegen, welcher Fragebogen wo erscheint

Oben rechts auf der Seite öffnet Standard-Auswahl den Dialog „Standard-Fragebögen“. Hier legst Du fest, welcher Fragebogen an welcher Stelle angezeigt wird.

Die Standard-Auswahl

Bei Tier-Erstellung

Der Fragebogen für neue Tiere. Er erscheint im Assistenten, wenn Du selbst ein Tier anlegst, im Kundenportal bei „Neues Tier“ und als Beratungsanfrage.

Auf der Praxis-Seite ohne Login anbieten

Zeigt diesen Fragebogen als Menüpunkt auf Deiner öffentlichen Praxis-Seite, so dass ihn jeder ohne Konto ausfüllen kann. Schaltest Du das aus, bleibt der Fragebogen im Tier-Assistenten und für angemeldete Kundinnen im Portal erhalten, nur der öffentliche Zugang verschwindet.

Bei Kunden-Registrierung

Wird zusätzlich gezeigt, wenn sich jemand über Deine Praxis-Seite ein Konto anlegt.

Bereiche der Beratungsanfrage

Angemeldete Kundinnen geben beim Anlegen eines Tieres nur die Tierdaten an. Die Bereiche, die Du hier auswählst (zum Beispiel Gesundheit, Fütterung, Unverträglichkeiten), fragt der Fragebogen erst ab, wenn sie eine Ernährungsberatung anfragen. Wer ohne Konto über die Praxis-Seite kommt, bekommt weiterhin den ganzen Fragebogen.

Die Spalte Verwendung in der Liste spiegelt diese Auswahl wider. So siehst Du auf einen Blick, ob der Fragebogen, den Du gerade bearbeitest, überhaupt irgendwo auftaucht.

Was der Standardfragebogen fragt

Die mitgelieferte Tier-Erstaufnahme ist in vier Schritte gegliedert:

Halter

Name, Kontaktdaten und Adresse der Halterin.

Tierdaten

Name, Tierart und Rasse, Geburtsdatum, Geschlecht, Kastration, Gewicht und Aktivität, dazu Tierarzt, Versicherung und Fotos.

Zusatzangaben

Gesundheit und Vorgeschichte, Symptome und Befunde (mit Datei-Upload), die aktuelle Fütterung und Unverträglichkeiten. Bei der Fütterung wählt die Halterin zuerst aus, wie sie füttert, zum Beispiel Fertigfutter oder BARF. Danach trägt sie je Fütterungsart die Futtermittel mit der Tagesmenge ein: entweder aus Deinem Futterkatalog über die Suche oder, wenn es fehlt, frei eingetippt.

Die E-Mail-Adresse und optional ein Passwort. Vergibt die Halterin ein Passwort, entsteht gleich ein Konto für das Kundenportal. Ohne Passwort bleibt es bei der Anfrage, und Du kannst sie später einladen.

Am Ende des Schritts mit den Zusatzangaben stellt der Fragebogen von selbst zwei Fragen: ein Freitextfeld Sonstiges und „Was wünsche ich mir von der Ernährungsberatung?“. Diese beiden lassen sich nicht bearbeiten oder verschieben, aber im Builder abschalten.

Einen eigenen Fragebogen bauen

Neuer Fragebogen oben rechts öffnet einen kleinen Dialog: Titel, Typ, Beschreibung und Aus Vorlage klonen. Am schnellsten startest Du mit einer Vorlage und passt sie an. Nach Erstellen landest Du im Builder.

Der Fragebogen-Builder

Der Builder hat drei Ebenen:

Ebene	Wofür
Schritte	Die Seiten, durch die sich die Halterin klickt. Jeder Schritt hat einen Titel und eine Beschreibung.
Abschnitte	Gliedern einen Schritt, zum Beispiel „Grunddaten“ und „Körper & Aktivität“.
Felder	Die eigentlichen Fragen. Du ziehst sie aus der Liste der Feldtypen in den Abschnitt oder klickst sie an.

Feldtypen

Typ	Wofür
Textfeld, Textbereich	Freie Antworten
Zahl, Datum	Gewicht, Geburtstag, Beginn einer Beschwerde
Dropdown, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl	Vorgegebene Antworten
Schalter	Ja oder Nein
Bewertung	Skalen, etwa zur Körperkondition
Datei-Upload	Befunde, Blutbilder, Etikettenfotos
Erkrankungen (Auswahl)	Greift auf Deine Stammdaten zu, mit Freitext für alles, was fehlt
Feldgruppe	Fasst zusammengehörige Felder zusammen, auf Wunsch wiederholbar (etwa „weiteres Futter“)
Überschrift, Infotext	Gliedern und erklären, ohne etwas abzufragen

Was Du je Feld einstellst

Bezeichnung, Platzhalter, Hilfetext

Die Frage selbst, ein Beispiel im leeren Feld und ein erklärender Satz darunter.

Pflichtfeld

Ohne Antwort kommt die Halterin nicht zum nächsten Schritt.

Verknüpft mit

Schreibt die Antwort direkt in ein Feld der Tierakte, zum Beispiel Tiername, Rasse, Gewicht oder Chipnummer. So musst Du nichts abtippen.

Antwort-Gruppe

Ordnet das Feld einem Thema zu (Tierdaten, Gesundheit, Fütterung, Unverträglichkeiten). Die Gruppe entscheidet, wo die Antwort landet und welche Felder bei einer Beratungsanfrage gefragt werden.

Bedingt sichtbar

Zeigt ein Feld nur, wenn ein anderes eine bestimmte Antwort hat. Beispiel: Die Frage nach dem Medikament erscheint nur, wenn „Bekommt Ihr Tier Medikamente?“ mit Ja beantwortet wurde.

Datei-Upload

Erlaubte Dateitypen, wie viele Dateien und in welche Kategorie der Tierakte sie kommen (Blutbild, Befund, Röntgen und so weiter). Ein Foto lässt sich auch als Profilbild des Tieres verwenden.

Felder ohne Antwort-Gruppe und ohne Verknüpfung bleiben reiner Text. Sie stehen in der Einsendung, legen aber nichts in der Tierakte an.

Speichern und aktivieren

Der Builder speichert nicht von selbst. Solange etwas offen ist, steht oben Ungespeicherte Änderungen. Klicke auf Fragebogen speichern, bevor Du die Seite verlässt. Ausgefüllt werden kann ein Fragebogen erst, wenn der Schalter Fragebogen aktiv gesetzt ist.

Mit Vorschau-Modus klickst Du Dich durch den Fragebogen, wie ihn die Halterin sieht, Bearbeiten bringt Dich zurück. Absenden (Vorschau) schickt dabei nichts ab.

Wie die Halterin zum Fragebogen kommt

Es gibt vier Wege. Welcher passt, hängt davon ab, wen Du erreichen willst.

Der Fragebogen, den Du unter Bei Tier-Erstellung hinterlegt hast, steht dauerhaft als Menüpunkt auf Deiner Praxis-Seite, sofern Auf der Praxis-Seite ohne Login anbieten eingeschaltet ist. Die Adresse findest Du im Menü der Zeile unter Link teilen zum Kopieren. Dafür braucht die Praxis eine Subdomain.

Einen Fragebogen-Link teilen

Der öffentliche Fragebogen braucht kein Konto. Das ist der wichtigste Unterschied zum Kundenportal und der Grund, warum die Erstaufnahme so gut funktioniert: Die Hürde ist ein Link, keine Registrierung.

Dateien im Fragebogen

Halterinnen können über ein Upload-Feld Befunde und Fotos mitschicken. Die Dateien landen in der Tierakte unter Dateien, in der Kategorie, die Du am Feld eingestellt hast.

Hat eine Kundin ihren Fragebogen schon abgeschickt und fällt ihr danach noch etwas ein, ergänzt sie das im Portal unter Meine Fragebögen → Ich habe noch etwas vergessen, auf Wunsch mit Dateien. Der Nachtrag wird beim Fragebogen gespeichert, und Deine Praxis bekommt eine Nachricht. Dateien aus solchen Nachträgen und Dokumente, die Kundinnen im Portal hochladen, erscheinen bei Dir als Neue Unterlagen von Halter:innen auf dem Dashboard, solange sie niemand geöffnet hat.

Die Anfragen bearbeiten

Jeder abgeschickte Fragebogen erzeugt eine Anfrage. Du findest sie in der Seitenleiste unter Ernährungs-Anfragen.

Eingegangene Beratungsanfragen

Spalte	Inhalt
Tier	Mit Link direkt in die Tierakte
Halter:in	Mit Link zur Person
Status	Direkt in der Zeile änderbar, ohne die Anfrage zu öffnen
Eingegangen / Beantwortet	Wann die Anfrage kam und wann Du reagiert hast

Der Schalter Nur offene blendet alles aus, was abgeschlossen oder abgelehnt ist. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Anfrage-Details mit allen Antworten, der Nachricht, den Fütterungszeiten und den Links zu Tier und Person.

Die Status und was sie bedeuten:

Status	Bedeutung
Neu	Gerade eingegangen, noch niemand hat sie angefasst
In Bearbeitung	Du arbeitest daran
Termin vereinbart	Das Gespräch steht im Kalender
Plan geliefert	Der Ernährungsplan ist bei der Kundin
Abgeschlossen	Fertig
Abgelehnt	Die Anfrage passt nicht, zum Beispiel weil Du das Thema nicht betreust

Die Kundin sieht den Status ihrer Anfrage im Portal unter Ernährungs-Anfragen. Es lohnt sich also, ihn mitzuziehen: Eine Anfrage, die wochenlang auf „Neu“ steht, wirkt, als wäre sie nicht angekommen.

Von der Anfrage geht es weiter zur Ration und zum Ernährungsplan. Die Fütterung aus dem Fragebogen liegt bereits als Ration beim Tier und ist ein guter Ausgangspunkt für Deine Berechnung.

Die eingereichten Fragebögen

Die Schaltfläche Anfragen oben auf der Fragebogen-Seite (oder Anfragen ansehen im Menü einer Zeile) zeigt die Rohdaten aller Einsendungen: wann, welcher Fragebogen, von wem. Auch die, aus denen keine Anfrage geworden ist.

Ausgefüllte Fragebögen

Der Status sagt, ob die Einsendung schon mit einem Kundenkonto verbunden ist (Konto verknüpft) oder noch nicht (Offene Anfrage).

Kommt eine Halterin ein zweites Mal, erkennt Futterio sie an der E-Mail-Adresse und legt keine zweite Person an. Ihre Angaben werden auf den neuesten Stand gebracht.

Häufige Fragen

Weiter

Tiere und Halter: was aus einer Anfrage wird
Auftritt nach außen: Subdomain und Praxis-Seite
Kundenportal: was Kundinnen mit Konto sehen

Ernährungspläne

Aus Rationen einen Plan bauen, den Text mit Bausteinen schreiben und den Plan über das Kundenportal oder einen Link weitergeben.

Termine

Kalender, Terminarten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Online-Buchung und Buchung ohne Konto.