futterio
Praxis einrichten

Praxis und Team

Praxisdaten pflegen, Kolleginnen einladen, Rollen vergeben und nachvollziehen, wer was geändert hat.

Eine Praxis ist der Behälter für alles, was Du in Futterio anlegst: Patienten, Futtermittel, Rationen, Pläne, Textbausteine und Rechnungen. Wer in einer Praxis arbeitet, sieht deren Daten und nur deren Daten. Diese Seite zeigt, wie Du Deine Praxis einrichtest und Dein Team dazuholst.

Die Praxis-Einstellungen öffnen

Alle Einstellungen dieser Seite liegen in den Praxis-Einstellungen. Du öffnest sie über das Zahnrad neben dem Praxisnamen oben links in der Seitenleiste. Daneben klappt eine zweite Leiste mit den Bereichen auf, zum Beispiel Allgemein, Branding & Webseite, Klinische Vorlagen und Dein Abonnement.

Welche Punkte Du dort siehst, hängt von Deiner Rolle ab. Die Inhaberin sieht alles, ein Mitglied nur wenige Punkte. Eine Übersicht steht weiter unten unter Wer darf was.

Die Praxisdaten

Praxis-Einstellungen → Details. Hier stehen die Angaben, die überall dort erscheinen, wo Deine Praxis nach außen auftritt: auf Ernährungsplänen, im Kundenportal, auf Deiner Praxisseite und auf Rechnungen an Deine Kundschaft.

Logo
Ein quadratisches Bild wirkt am besten. Erlaubt sind JPEG, PNG und WebP.
Name, E-Mail, Telefon
Name und Kontaktdaten Deiner Praxis. Die E-Mail-Adresse ist die, unter der Dich Deine Kundinnen und Kunden erreichen sollen.
Umsatzsteuer-ID
Freiwillig. Die Steuerangaben für Deine eigenen Rechnungen an Kundinnen und Kunden hinterlegst Du gesondert unter Rechnungen an Kunden.
Anschrift
Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, Land.
Datenschutz
Name der oder des Datenschutzbeauftragten (falls vorhanden) und der Link zu Deiner Datenschutzerklärung.
Gültigkeit der Teilen-Links
Wie lange ein geteilter Ernährungsplan über seinen Link erreichbar bleibt: eine Zahl von Tagen (1 bis 3650) oder Unbegrenzt gültig. Bestehende Links lassen sich jederzeit verlängern.

Mit Änderungen speichern übernimmst Du alles auf einmal.

Wenn Du Dich neu als Praxis registriert hast, fragt Dich ein kurzer Einrichtungs-Assistent nach Praxisname, Anschrift und Telefon. Alles, was Du dort eingibst, findest Du hier wieder und kannst es jederzeit ändern.

Die Rollen

Jede Person in Deiner Praxis hat genau eine Rolle.

Inhaber
alles
Hat die Praxis angelegt und die volle Kontrolle: Praxisdaten, Auftritt nach außen, Vorlagen, Fragebögen, Abo und Zahlungen, Rechnungen an Kunden und der Daten-Import. Die Inhaberrolle lässt sich nicht an eine andere Person vergeben.
Administrator
Team und Praxisalltag
Kann Mitglieder und Betrachter einladen, ihre Rollen ändern und alle Daten bearbeiten. Pflegt außerdem Stammdaten, Maßnahmen sowie Terminarten und Buchungsregeln. Weitere Administratoren ernennt nur die Inhaberin. Abo, Rechnungsstellung und der öffentliche Auftritt bleiben ebenfalls bei ihr.
Mitglied
arbeiten
Der Alltag: Patienten, Futtermittel, Rationen und Pläne anlegen und ändern. Stammdaten sieht ein Mitglied, ändern kann es sie nicht.
Betrachter
lesen
Sieht die Daten der Praxis, ändert nichts. Gedacht für Hospitationen, Praktikantinnen oder eine Vertretung, die sich nur einlesen soll.
Kundin/Kunde
nur das Portal
Keine Rolle im Team. So werden Tierhalterinnen und Tierhalter geführt, die über Deine Praxis ein Konto haben. Sie sehen ausschließlich ihr eigenes Kundenportal: ihre Tiere, ihre freigegebenen Pläne, ihre Termine und Rechnungen.
Die Rolle Kundin/Kunde ist bewusst von Betrachter getrennt. Ein Betrachter sieht die ganze Praxis, eine Kundin nur sich selbst. Lade Deine Kundschaft deshalb nie als Betrachter ein. Kundenkonten entstehen von selbst, wenn sich jemand über Deine Praxisseite registriert. Im Team tauchen sie nicht auf, und die Rolle lässt sich dort auch nicht auswählen.

Wer darf was

Bereich in den Praxis-EinstellungenInhaberAdministratorMitgliedBetrachter
Details (Praxisdaten)✓
Benutzer ansehen✓✓✓✓
Benutzer einladen, Rollen ändern✓✓
Aktivitäten✓
Subdomain, Theme & Design, Startseite✓
Textbausteine, Mediathek, Leitfäden✓
Maßnahmen✓✓
Stammdatenbearbeitenbearbeitenansehen
Fragebogen✓
E-Mail-Konten (eigenes Postfach)✓✓✓
E-Mail-Vorlagen✓
Terminarten & Buchung✓✓
Abo & Zahlungen, Rechnungen an Kunden, Daten-Import✓

E-Mail-Konten, Terminarten und Rechnungen an Kunden erscheinen nur, wenn das jeweilige Modul in Eurem Paket enthalten oder dazugebucht ist. Mehr dazu unter Abo und Zahlungen.

Jemanden einladen

Praxis-Einstellungen → Benutzer.

Einladung öffnen

Klicke oben rechts auf Benutzer einladen.

Angaben ausfüllen

Trag die E-Mail-Adresse ein und wähle die Rolle. Unter Nachricht (optional) kannst Du ein paar persönliche Zeilen mitschicken.

Absenden

Mit Einladung senden geht eine Mail mit einem Link an die Person.

Bis die Einladung angenommen ist, steht sie unten unter Ausstehende Einladungen, mit Rolle, Datum und Ablaufdatum. Eine Einladung gilt sieben Tage. Über die Knöpfe in der Zeile kannst Du sie Erneut senden oder Einladung zurückziehen.

Wer eingeladen wurde, findet die offene Einladung auch in Futterio selbst: im Praxis-Umschalter oben links an einem Briefsymbol mit Zahl. Das gilt auch bei eingeklappter Seitenleiste. Sagt eine Kollegin „ich sehe die Praxis nicht“, ist das der erste Ort zum Nachsehen. Hat sie noch kein Konto, legt sie über den Link in der Mail eines an.

Plätze im Team

Jedes Paket bringt eine bestimmte Zahl an Plätzen mit. Neben dem Knopf Benutzer einladen steht, wie viele davon belegt sind, zum Beispiel „1 von 3 Plätzen belegt“. Mitglieder und offene Einladungen belegen einen Platz, Kundenkonten nie.

Sind alle Plätze belegt, ist der Einladen-Knopf gesperrt und ein Hinweis erklärt, wie es weitergeht: Die Inhaberin bucht über Plätze dazubuchen weitere Plätze, oder Du ziehst eine offene Einladung zurück, um ihren Platz freizugeben. Wie das Dazubuchen funktioniert, steht unter Abo und Zahlungen.

Rolle ändern, jemanden entfernen

In der Liste Aktive Benutzer hat jede Zeile rechts zwei Knöpfe:

  • Rolle ändern öffnet einen kleinen Dialog, in dem Du die neue Rolle auswählst.
  • Entfernen nimmt die Person nach einer Rückfrage aus der Praxis.

Die Zeile der Inhaberin hat keine Knöpfe, sie lässt sich weder herabstufen noch entfernen.

Entfernen löscht nur die Mitgliedschaft. Das Benutzerkonto der Person bleibt bestehen, und alles, was sie angelegt hat, bleibt in der Praxis: Pläne, Rationen und Notizen gehören der Praxis, nicht der Person.

Mehrere Praxen

Du kannst zu mehreren Praxen gehören, etwa wenn Du in einer Praxis angestellt bist und nebenbei eine eigene Beratung führst. Oben links steht, in welcher Praxis Du gerade arbeitest. Über den Praxis-Umschalter wechselst Du.

Beim Wechsel lädt die Ansicht neu. Was Du in der einen Praxis siehst, gibt es in der anderen nicht: Patienten, eigene Futtermittel, Textbausteine, Vorlagen und Stammdaten-Anpassungen gehören immer zu einer Praxis. Welche Praxis Du gewählt hast, merkt sich Futterio pro Gerät. Du kannst also am Laptop in der einen und am Tablet in der anderen Praxis arbeiten.

Im Umschalter erscheinen nur Praxen, in denen Du im Team bist. Bist Du bei einer Praxis lediglich Kundin/Kunde, etwa weil Du dort selbst ein Tier betreuen lässt, taucht sie im Umschalter nicht auf. Du erreichst sie über Dein eigenes Kundenportal.

Wer hat was gemacht

Praxis-Einstellungen → Aktivitäten (nur für die Inhaberin) führt Buch darüber, wer wann welchen Datensatz angelegt, geändert oder gelöscht hat.

Oben filterst Du nach Ereignis (Erstellt, Aktualisiert, Gelöscht), nach Objekttyp (zum Beispiel Tier, Ernährungsplan, Futtermittel oder Textbaustein) und nach Zeitraum. Klappst Du eine Zeile auf, siehst Du unter Änderungen Feld für Feld, was Vorher und Nachher drinstand.

Personenbezogene Angaben erscheinen im Protokoll unkenntlich gemacht. Das Protokoll beantwortet also „wer hat hier etwas geändert und wann“, ohne dass Namen, Adressen oder Telefonnummern von Kundinnen und Kunden darin nachzulesen sind.

Weiter

Das Dashboard

Was auf der Startseite steht, wie Du Widgets ein- und ausblendest und was die Hinweise oben bedeuten.

Abo und Zahlungen

Pakete, 14 Tage kostenlos testen, privat oder beruflich buchen, Module, Plätze, Gutscheine, Kündigen und was passiert, wenn eine Zahlung nicht durchgeht.