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Kunden und Kontakt

Termine

Kalender, Terminarten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Online-Buchung und Buchung ohne Konto.
Die Terminverwaltung ist im Paket All inclusive enthalten. Zu Basic und Standard buchst Du sie als Modul dazu, samt Online-Buchung und Kalender-Anbindung. Fehlt der Menüpunkt Termine, ist das Modul nicht gebucht. Siehe Abo und Zahlungen.

Mit den Terminen planst Du Gespräche und Beratungen direkt neben der Patientenakte. Kundinnen können auf Wunsch selbst freie Zeiten buchen, im Kundenportal oder ganz ohne Konto über Deine Praxis-Seite.

Der Kalender

Du öffnest ihn über Termine in der Seitenleiste. Oben wechselst Du zwischen Woche, Tag, Monat und einer Monatsliste.

So legst Du im Kalender einen Termin an:

  • Klick auf eine freie Stelle öffnet einen neuen Termin zu dieser Uhrzeit.
  • Ziehen mit der Maus in der Wochen- oder Tagesansicht markiert gleich die ganze Dauer, zum Beispiel von 10:00 bis 11:30.
  • Neuer Termin oben rechts legt einen Termin ohne Vorauswahl an.

Ein Klick auf einen bestehenden Termin öffnet ihn zum Bearbeiten.

In der Seitenleiste steht zusätzlich ein kleiner Monatskalender. Tage mit Terminen sind markiert. Ein Klick springt in diesen Tag, von dort legst Du auch direkt einen neuen Termin an.

Auf dem Dashboard gibt es das Widget Termine heute. So siehst Du morgens ohne Umweg, was ansteht.

Einen Termin anlegen

Titel
Was im Kalender steht, zum Beispiel „Erstberatung Bello“.
Terminart
Setzt Dauer sowie Vor- und Nachbereitungszeit. Unter dem Feld steht, wie lange der Termin dauert und wie viel Zeit er im Kalender tatsächlich belegt.
Beginn und Ende
Werden aus der Terminart vorbelegt und lassen sich überschreiben.
Behandler
Wer den Termin hat. Futterio warnt, wenn diese Person im gewählten Zeitraum schon einen Termin hat.
Tier / Halter
Suche nach Tiername oder Halterin. Die Halterin wird automatisch mit dem Tier verknüpft.
Ort oder Online-Termin
Bei einem Online-Termin kommt ein Link zum Videogespräch dazu. Er geht in die Bestätigungsmail und in den Kalendereintrag der Kundin mit.
Status
Angefragt · Bestätigt · Storniert · Abgeschlossen · Nicht erschienen
Zeigt, wo der Termin steht. Das Bestätigen löst auch die Bestätigungsmail aus (siehe unten).
Notiz
Nur für Dich und Dein Team. Bei Buchungen ohne Konto stehen hier Tiername, Telefonnummer und Anliegen, die die Person angegeben hat.

Bestätigung und Erinnerung per E-Mail

Bestätigung

Setzt Du beim Anlegen Terminbestätigung per E-Mail senden oder wechselt ein angefragter Termin auf Bestätigt, bekommt die Halterin eine Mail mit dem Termin als Kalenderdatei (.ics) im Anhang. Sie geht einmal pro Termin raus und nur für Termine in der Zukunft.

Erinnerung

Etwa einen Tag vor einem bestätigten Termin geht automatisch eine Erinnerung raus. Dafür musst Du nichts tun.

Beide Mails brauchen eine E-Mail-Adresse bei der Halterin. Ist kein Tier mit Halterin verknüpft, lässt sich die Bestätigung gar nicht erst anwählen.

Die Uhrzeit in den Mails ist immer die deutsche Uhrzeit Deiner Praxis. Und die Mails gehen auch dann raus, wenn Du kein eigenes E-Mail-Konto eingerichtet hast: Dann verschickt Futterio sie für Dich. Den Text bestimmen die E-Mail-Vorlagen mit dem Kontext Termin.

Einrichten: Terminarten & Buchung

Alle Einstellungen findest Du in den Praxis-Einstellungen unter Terminplanung → Terminarten & Buchung. Die Seite ist für Inhaber und Administratoren da und hat fünf Reiter.

Terminarten

Terminart anlegen öffnet einen Dialog mit:

Name
Zum Beispiel „Ernährungsberatung“ oder „Kennenlerngespräch“.
Dauer (Min.)
Wie lange der eigentliche Termin dauert.
Vorbereitung und Nachbereitung (Min.)
Zeit davor und danach, die der Kalender mit blockiert.
Im Kundenportal buchbar
Nur Terminarten mit diesem Schalter stehen Kundinnen zur Auswahl. Interne Termine blockieren zwar Zeit, tauchen aber nicht in der Buchung auf.
Auch ohne Konto buchbar
Gibt diese Terminart für die Buchung ohne Konto frei, siehe unten. Geht nur, wenn die Terminart auch im Kundenportal buchbar ist.
Die Puffer blocken den Kalender, gehören aber nicht zur Terminlänge. 60 Minuten Beratung mit 15 Minuten Nachbereitung belegen 75 Minuten und heißen trotzdem „60 Minuten“. Der Dialog zeigt deshalb beides: die Dauer und was im Kalender tatsächlich belegt ist.

Arbeitszeiten

Hier legst Du den Wochenplan fest, aus dem sich die freien Zeiten für die Online-Buchung ergeben. Oben wählst Du, wessen Plan Du bearbeitest:

  • Praxis (Vorgabe für alle) gilt für alle, die keinen eigenen Plan haben.
  • Eine Person aus dem Team bekommt damit einen eigenen Plan, der die Vorgabe der Praxis ersetzt.

Je Wochentag fügst Du mit Block Zeitfenster hinzu, zum Beispiel 9:00 bis 12:00 und 14:00 bis 17:00. Ein Tag ohne Block ist Geschlossen. Jeder Block kann auf bestimmte Terminarten beschränkt werden (leer heißt: alle Terminarten), und ein Schalter legt fest, ob er im Kundenportal buchbar ist.

Buchung

Zeitzone der Praxis
Deine Arbeitszeiten gelten als Uhrzeit in dieser Zone, auch über die Zeitumstellung hinweg.
Wie Kunden zu einem Termin kommen
Anfragen, Praxis bestätigt: Die Kundin fragt einen Termin an, und er steht erst fest, wenn Du ihn bestätigst. Direkt buchbar: Der Termin ist sofort gebucht.
Mindestvorlauf (Std.)
Wie kurzfristig gebucht werden darf. Bei 24 ist ein Termin morgen früh heute Abend nicht mehr buchbar.
Buchbar bis in (Tage)
Wie weit im Voraus gebucht werden darf.
Puffer benachbarter Termine
Addieren sich: Nachbereitung des einen und Vorbereitung des nächsten finden beide statt. Überlappen sich: Es zählt nur der längere Puffer.
Puffer muss in die Arbeitszeit passen
Verhindert, dass die Vorbereitung eines 9-Uhr-Termins um 8:30 liegt, wenn niemand da ist.
Bei neuer Buchung benachrichtigen
Du bekommst eine E-Mail, sobald jemand einen Termin bucht oder anfragt. Ohne diesen Schalter musst Du den Kalender selbst im Blick behalten.
Buchen-Knopf auf der Praxis-Seite
Zeigt auf Deiner öffentlichen Praxis-Seite einen Knopf Termin buchen. Er erscheint erst, wenn es etwas zu buchen gibt: mindestens eine aktive Terminart, die im Kundenportal buchbar ist, und einen hinterlegten Wochenplan.
Link zur Terminbuchung
Deine Buchungsadresse zum Kopieren, zum Beispiel https://deine-praxis.futterio.de/booking. Verlinke sie auf Deiner eigenen Website, etwa hinter „Jetzt Kennenlerngespräch buchen“.

Team

Je Person im Team:

  • Online buchbar: ob Kundinnen Termine bei dieser Person buchen können.
  • Fester Videoraum: der persönliche Dauerlink zu Deinem Besprechungsraum, egal ob Google Meet, Microsoft Teams, Zoom oder ein anderer Dienst. Er wandert bei Online-Terminen in die Bestätigungsmail.
  • Kalender-Anbindung: Mit Google Kalender verbinden blockieren Termine aus Deinem Google-Kalender die Zeit auch hier, und umgekehrt. Den eigenen Kalender verbindet jede Person selbst, die Zugangsdaten sieht niemand sonst.
  • Termine auf dem Handy: siehe unten.
Ohne Kalender-Anbindung kennt Futterio nur seine eigenen Termine. Trägst Du Termine zusätzlich in einem anderen Kalender ein, kann die Online-Buchung genau in diese Zeit hineinbuchen.

Abwesenheiten

Urlaub, Krankheit, Fortbildung oder Feiertage trägst Du hier ein. An diesen Tagen kann online nichts gebucht werden, zusätzlich zu den Arbeitszeiten.

Zeitraum wählen

Von und Bis, dazu Ganztägig oder eine Uhrzeit, wenn nur ein Teil des Tages fehlt.

Für wen

Ganze Praxis sperrt alle Personen, sonst nur die ausgewählte.

Grund und Notiz

Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Feiertag oder Sonstiges. Die Notiz, etwa „Sommerurlaub“, sieht nur Dein Team, nicht die Kundinnen.

Eintragen

Die Liste Eingetragene Zeiten zeigt alles Kommende. Vergangenes blendest Du bei Bedarf ein.

Eine Vertretung anfragen

Zu einer Abwesenheit kannst Du optional eine Vertretung eintragen: Unter Vertretung gibst Du die E-Mail-Adresse einer Kollegin an und klickst auf Vertretung anfragen.

Die Kollegin bekommt eine Einladung für genau diesen Zeitraum und entscheidet selbst, ob sie zusagt. Sagt sie zu, hat sie in dieser Zeit Zugriff auf Deine Praxis. Danach endet der Zugriff von selbst, Du musst nichts zurücknehmen.

Den Stand siehst Du bei der Abwesenheit: Vertretung angefragt, Vertretung zugesagt, Vertretung abgelehnt oder Anfrage abgelaufen. Solange der Zugriff läuft, steht dort Zugriff läuft. Mit Vertretung entfernen nimmst Du die Anfrage zurück.

Eine Vertretung belegt keinen Platz in Deinem Team.

Termine aufs Handy holen

Im Reiter Team erzeugt Adresse erzeugen eine Kalenderadresse, die Du in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook abonnierst. Am einfachsten geht das über Aufs Handy holen: Du scannst einen QR-Code mit der Kamera, und das Handy fragt, ob es den Kalender abonnieren soll.

Die Adresse ist ein Schlüssel. Wer sie hat, sieht Deine Termine samt Patientennamen, auch ohne Anmeldung. Gib sie nicht weiter. Ist sie doch einmal irgendwo gelandet, klicke auf Neu erzeugen, dann gilt die alte nicht mehr.

Das Abo geht nur in eine Richtung: Deine Futterio-Termine erscheinen im Handykalender, aber was Du dort sonst einträgst, sieht Futterio nicht. Google holt Änderungen außerdem nur alle paar Stunden ab.

Online-Buchung im Kundenportal

Kundinnen mit Konto sehen auf der Startseite des Portals Deine Termine und den Knopf Termin anfragen. Sie wählen das Tier, die Art des Termins, einen Tag und eine freie Uhrzeit, und schreiben auf Wunsch ihr Anliegen dazu.

Was frei ist, ergibt sich aus Deinen Arbeitszeiten, den Puffern, den Abwesenheiten und dem, was schon im Kalender steht. Tage ohne freie Zeit sind ausgegraut, und der Kalender öffnet gleich in dem Monat mit dem nächsten freien Termin.

Je nach Einstellung ist der Termin sofort gebucht oder eine Anfrage, die Du bestätigst. Die Kundin sieht ihre Termine mit Status im Portal, bei Online-Terminen mit dem Link zum Videogespräch.

Buchung ohne Konto

Standardmäßig braucht jede Buchung ein Konto, weil ein Termin an einem Tier hängt und das Tier an einer Halterin. Für den ersten Kontakt ist das oft zu viel verlangt: Wer nur wissen will, ob es passt, legt sich ungern vorher ein Konto an.

Deshalb kannst Du Deine Buchungsseite für Menschen ohne Konto öffnen. Dafür sind zwei Schalter nötig, und beide stehen anfangs auf aus:

Grundsätzlich erlauben

Terminarten & Buchung → Reiter „Buchung“ → Buchung ohne Konto erlauben.

Terminart freigeben

Bei der gewünschten Terminart Auch ohne Konto buchbar einschalten. Damit bestimmst Du, was offen steht: ein Kennenlerngespräch ja, eine Folgeberatung eher nicht.

Der zweite Schalter ist der wichtigere. Ohne ihn passiert nichts, und das ist Absicht: Du öffnest damit nicht Deinen ganzen Kalender, sondern genau ein Angebot.

Wer ohne Konto bucht, wählt Terminart, Tag und Uhrzeit und gibt Vorname, Nachname und E-Mail an, optional auch Telefon, den Namen des Tieres und ein Anliegen. Bei Dir entsteht daraus eine Person unter Personen, damit Du weiterarbeiten kannst. Ist die E-Mail-Adresse bei Dir schon bekannt, wird die bestehende Person verwendet, nichts wird überschrieben. Ein Tier wird dabei nicht angelegt, und ein Kundenkonto auch nicht. Tiername, Telefon und Anliegen stehen in der Notiz des Termins.

Buchungen ohne Konto sind immer Anfragen, auch wenn Du sonst „Direkt buchbar“ eingestellt hast. Der Termin blockiert die Zeit sofort, damit ihn niemand doppelt bucht, gilt aber erst als vereinbart, wenn Du ihn bestätigst. Erst dann geht die E-Mail mit dem Kalendereintrag raus.
Ist der Schalter aus, führt Deine Buchungsadresse wie bisher über die Anmeldung ins Kundenportal. Du musst den Link auf Deiner Website also nicht ändern, wenn Du Dich später anders entscheidest.

Häufige Fragen

Weiter

Fragebögen und Anfragen

Den Aufnahmefragebogen einrichten, verteilen und die eingehenden Anfragen bearbeiten.

Postfach

E-Mail in der Praxis. Absender-Adressen, Posteingang, Ordner, Zuweisungen, Vorlagen und Zustellstatus.